Transférer Outlook sur un nouveau PC sans rien laisser derrière

Transférer Outlook et transférer ses mails vers une autre adresse ne sont pas la même opération.

Le nouveau PC est posé sur le bureau, Outlook s'ouvre sur une boîte vide, et vous cherchez le bouton qui déplacerait douze ans de courrier d'un seul geste. À la fin de cette page, vous saurez ce qui revient tout seul, ce qu'il faut aller chercher sur l'ancienne machine, et dans quel ordre.

Écartons d'abord une confusion qui envoie beaucoup de monde sur une fausse piste. Transférer ses mails vers une autre adresse, c'est une redirection : une boîte renvoie automatiquement son courrier ailleurs. Transférer Outlook sur un nouveau PC, c'est un déménagement de données. Deux formules voisines, deux opérations sans rapport.

Un lecteur nous a écrit l'an dernier après avoir « transféré » sa messagerie de cette manière : une règle de redirection, l'ancien portable rangé dans un placard, et la certitude que tout était à l'abri. Ses nouveaux messages arrivaient bien. Ses douze années d'archives dormaient dans le placard. Une redirection ne copie que ce qui arrive après elle.

Reste le vrai sujet. Presque tous les guides ouvrent par « exportez un fichier pst ». Pour la plupart des lecteurs, c'est la mauvaise réponse.

Le type de compte décide de tout, et il se lit en deux clics.

Sur l'ancien poste, ouvrez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte. La liste de vos comptes de messagerie apparaît, avec une colonne Type. Le mot qui figure dans cette colonne pèse plus lourd que n'importe quelle procédure.

• Microsoft Exchange, ce que donnent un abonnement Microsoft 365, une adresse Outlook.com ou la messagerie de votre entreprise : vos données vivent sur le serveur.
• IMAP/SMTP : votre courrier vit sur le serveur, mais vos dossiers locaux et vos archives, pas nécessairement.
• POP/SMTP : tout vit sur cet ordinateur, et nulle part ailleurs. C'est le seul cas où vous pouvez réellement perdre quelque chose.

Profitez de cette fenêtre pour photographier l'écran avec votre téléphone : adresse exacte, serveur entrant, serveur sortant. Ces réglages ne voyagent ni par pst, ni par câble, ni par disque externe. Ils se ressaisissent. Travailler avec un abonnement ou avec une version achetée une fois pour toutes ne change d'ailleurs rien à vos données ; la différence est détaillée dans notre comparaison de Microsoft 365 et d'Office 2021.

Avec Microsoft 365, Outlook.com ou Exchange, il n'y a rien à exporter.

Si la colonne indique Exchange, le déménagement tient en une phrase : ajoutez le compte sur le nouveau PC et laissez Outlook travailler. Dossiers, calendrier et contacts redescendent du serveur. Sur une grosse boîte, comptez une heure.

Ici, exporter un pst est contre-productif : vous fabriquez une copie figée d'une boîte qui continue de vivre. Le jour où vous la réimportez, chaque dossier contient deux exemplaires de chaque message.

Relisez plutôt la quatrième colonne. Sur les trois premières, personne ne nous écrit. Sur celle-là, on nous écrit quinze jours plus tard.

Avec un compte POP, votre courrier n'existe qu'à un seul endroit : l'ancien ordinateur.

POP est le seul scénario où la précipitation se paie. Ce type de compte télécharge les messages du serveur, puis, par défaut, les y efface. Votre ancien PC n'est donc pas une copie de votre boîte. Il est votre boîte.

En France, le cas revient souvent : beaucoup d'adresses orange.fr, free.fr ou sfr.fr ont été réglées en POP il y a quinze ans, par un proche ou un dépanneur, et personne n'y a retouché. L'interface d'Outlook a changé quatre fois. Le réglage, lui, est resté.

Avant tout, faites ceci sur l'ancien poste : ouvrez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte, double-cliquez sur le compte POP, cliquez sur Paramètres supplémentaires, puis, dans l'onglet Options avancées, à la rubrique consacrée à la remise, activez l'option qui laisse une copie de vos messages sur le serveur.

Piège suivant, plus discret : une fois le compte recréé sur le nouveau PC, ne rouvrez pas Outlook sur l'ancien. Il ferait son travail, rapatrier le courrier arrivé entre-temps et le retirer du serveur.

Avec IMAP, c'est plus calme, mais pas automatique. Beaucoup d'utilisateurs ont dans leur liste de dossiers un second bloc, appelé Archive ou Fichier de données Outlook, qui n'a jamais quitté le disque dur. Si vous y rangez vos anciens messages, c'est la partie à emporter vous-même.

Le fichier pst se fabrique sur l'ancien poste et s'ouvre sur le nouveau, dans cet ordre.

Vous avez établi qu'il existe du courrier purement local. Voici la marche à suivre, dans Outlook classique, sur l'ancienne machine.

1. Ouvrez Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter. L'Assistant Importation et Exportation démarre.
2. Choisissez Exporter vers un fichier, puis Suivant, puis Fichier de données Outlook (.pst).
3. Sélectionnez le compte ou le dossier à emporter. Un seul à la fois : pour deux comptes, vous ferez l'opération deux fois.
4. Vérifiez que la case Inclure les sous-dossiers est cochée. C'est l'oubli le plus courant : sans elle, rien sous la boîte de réception.
5. Cliquez sur Parcourir pour choisir l'emplacement du fichier, sur une clé USB ou un disque externe, puis sur Terminer.

Les pièces jointes ne demandent aucune précaution : Microsoft écrit que l'export vers un fichier .pst inclut toutes les pièces jointes.

Sur le nouveau PC, configurez d'abord votre compte, importez ensuite. Sans compte configuré, Outlook n'a pas de boîte où déposer les messages et les range dans un fichier qui flotte à côté.

1. Reprenez Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
2. Sélectionnez Importer depuis un autre programme ou fichier, puis Fichier de données Outlook (.pst).
3. Recherchez votre fichier et décidez, sous Options, comment traiter les doublons.
4. Saisissez le mot de passe s'il y en a un, désignez la boîte de destination, puis Terminer.

Vous ne savez plus où se trouve ce fichier sur l'ancienne machine ? Il occupe par défaut l'emplacement indiqué par Microsoft :

C:\Users\<nom d'utilisateur>\Documents\Outlook Files

Deux avertissements de Microsoft évitent des déceptions. Déplacer un pst ne déplace pas les paramètres de votre compte. Et un fichier ost, celui des comptes Exchange et Microsoft 365, ne se déplace pas du tout : Outlook le reconstruit dès que le compte est ajouté. Ne copiez jamais un ost. La procédure complète figure sur la page d'assistance de Microsoft consacrée à l'export vers un fichier pst, vérifiée le 8 août 2026.

Le nouvel Outlook sait lire un fichier pst, mais ne sait pas l'importer.

C'est ici que la moitié des déménagements s'arrête net, depuis que le nouvel Outlook arrive préinstallé sur les PC neufs. La lecture fonctionne : vous ouvrez un pst, vous parcourez son contenu, vous faites glisser des messages. L'import, non.

Microsoft l'annonce sans détour : « L'importation d'une boîte aux lettres ou d'un calendrier à l'aide d'un fichier .pst n'est actuellement pas prise en charge dans le nouvel Outlook. » Et pour le contenu de ce fichier : « Calendar et les éléments de contacts enregistrés dans des fichiers .pst ne seront pas accessibles dans cette version. » Vos rendez-vous et vos contacts sont bien dans le pst, mais invisibles ici.

L'export, lui, existe : Paramètres > Fichiers > Exporter, puis Commencer. Sur certaines versions, l'entrée de menu s'affiche encore sous son nom anglais, Files ; l'emplacement ne bouge pas.

Pour importer, basculez donc l'interrupteur Nouveau Outlook en haut à droite, importez dans Outlook classique, puis retournez à la nouvelle interface si elle vous plaît. Cet aller-retour de dix minutes vaut mieux qu'un après-midi passé à chercher un bouton qui n'existe pas.

Vos règles, vos affichages et votre liste d'expéditeurs bloqués ne sont pas dans le pst.

Voici la partie que les guides oublient, et c'est pourtant celle qui manque vraiment aux gens. Pas le courrier : le courrier revient. Le comportement de leur Outlook, lui, ne revient pas.

Microsoft est explicite sur sa page d'importation : « Outlook n'exporte pas les métadonnées telles que les propriétés des dossiers (affichages, autorisations d'accès, paramètres d'archivage automatique, etc.), les règles de message et les listes des expéditeurs bloqués. »

Traduit en gestes quotidiens : le dossier que vous triiez par expéditeur depuis des années se réaffiche par date, la règle qui rangeait les factures dans un sous-dossier ne range plus rien, et la newsletter bloquée revient tranquillement en boîte de réception. Rien n'est cassé. Rien n'est jamais parti.

Vos blocs de construction, votre dictionnaire personnel et vos catégories de couleur subissent le même sort. Un pst ne transporte que des messages.

Signatures, règles et saisie semi-automatique se récupèrent une par une.

Trois chantiers, trois méthodes. Aucun n'est long, aucun ne se déclenche tout seul.

Les signatures. Avec une boîte Microsoft 365 ou Outlook.com et une version récente d'Outlook, elles sont conservées dans la boîte et vous les retrouverez sans rien faire. Avec POP, IMAP ou un Exchange d'entreprise, ce sont des fichiers de votre profil Windows. Outlook fermé, copiez ce dossier au même endroit sur la nouvelle machine :

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Les règles. Dans Outlook classique, ouvrez Fichier > Gérer les règles et les alertes, puis Options, et servez-vous des commandes d'exportation et d'importation. Le fichier obtenu porte l'extension .rwz et ne s'ouvre que dans Outlook classique. Les règles importées se placent à la suite des vôtres : vérifiez l'ordre, il décide laquelle s'applique en premier.

La saisie semi-automatique. La liste d'adresses qui se déroule dès les premières lettres n'est pas un fichier, mais un élément caché de votre boîte. On trouve en ligne des procédures pour l'extraire avec un utilitaire technique. Je vous le déconseille, et pas seulement pour la difficulté : cette liste se reconstruit d'elle-même en deux semaines, et elle est surtout pleine d'adresses mal orthographiées que vous traînez depuis 2019.

La vraie parade est ailleurs : les adresses qui comptent n'ont rien à faire dans un cache, leur place est dans votre carnet d'adresses. Pour les mettre à l'abri, passez par Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter > Exporter vers un fichier > Valeurs séparées par des virgules et choisissez le dossier Contacts du bon compte. Un fichier csv se relit partout, y compris sur un téléphone.

Depuis Outlook 2007 ou 2010, vous exportez sur l'ancien poste et importez dans la version actuelle.

La réponse rassure : inutile d'installer votre vieil Outlook sur le PC neuf. Microsoft décrit ce passage d'un PC à l'autre avec l'exemple d'un ancien ordinateur sous Outlook 2016 et d'un nouveau sous Outlook pour Microsoft 365 ou Outlook 2021 : vous exportez depuis l'ancienne version, vous importez dans l'actuelle.

Depuis Outlook 2007 ou 2010, seule la position de la commande change, car ces versions n'organisent pas encore leur menu Fichier comme celles qui ont suivi. Le principe et le format du fichier sont identiques. Faites l'export tant que l'ancienne machine démarre encore.

Un mot que personne n'aime entendre : Office 2007 n'est plus suivi depuis 2017, Office 2010 depuis 2020. Ces installations fonctionnent, mais ne reçoivent plus de correctifs de sécurité, ce qui est gênant pour un logiciel dont le métier consiste à ouvrir des fichiers envoyés par des inconnus. Si le déménagement vous sert de bascule, une version classique récente comme Microsoft Office 2021 Pro Plus contient exactement l'assistant décrit plus haut.

Cela ne fonctionne toujours pas ? Voici les causes qui reviennent le plus souvent.

Quatre situations expliquent la quasi-totalité des blocages qui nous parviennent :

• Vous avez importé avant d'ajouter le compte. Les messages sont là, mais dans un fichier de données posé à côté de votre boîte au lieu d'être dedans. Faites glisser les dossiers vers le bon compte, rien n'est perdu.
• Vous cherchez le bouton d'import dans le nouvel Outlook. Il n'existe pas. Basculez temporairement l'interrupteur en haut à droite vers Outlook classique.
• Le courrier est présent mais introuvable à la recherche. Ce n'est pas un problème d'import : l'index doit encore traiter le fichier, ce qui prend des heures sur un gros pst. Si le vide persiste, la marche à suivre est détaillée là où nous expliquons pourquoi la recherche d'Outlook ne renvoie plus aucun résultat.
• Outlook ne récupère rien du tout. Le sujet n'est alors pas vos données mais votre compte, et les causes habituelles sont listées dans notre article sur Outlook qui ne se connecte pas au serveur.

Si rien ne se débloque, écrivez-nous avec la mention lue dans la colonne Type et le message exact affiché à l'écran. Ces deux éléments suffisent en général.

Un dernier contrôle, que presque personne ne fait : avant d'effacer l'ancien disque, cherchez sur le nouveau poste un message précis d'il y a trois ans, avec une pièce jointe, et ouvrez cette pièce jointe. Pas la liste des dossiers, pas le compteur en bas de l'écran : un message réel, ouvert, avec son fichier. Tant que ce test n'est pas passé, l'ancienne machine reste éteinte dans un coin, et le formatage attend.