Incorporer les polices dans PowerPoint pour une typographie fidèle partout

Incorporer les polices évite que votre présentation se décale sur un autre ordinateur

Par défaut, PowerPoint enregistre uniquement le nom d’une police, pas le fichier de police lui-même. Si vous ouvrez la présentation sur un ordinateur qui ne possède pas cette police, PowerPoint la remplace par une autre. Les lignes se décalent, les titres ne s’alignent plus correctement et la mise en page se dérègle. En incorporant la police, elle voyage avec le fichier et la typographie reste identique partout, que ce soit sur le portable d’un collègue ou sur l’ordinateur de la salle de réunion.

L’incorporation est particulièrement utile quand vous utilisez une police de charte graphique non standard et que vous partagez la présentation avec des personnes qui ne la possèdent pas, ou si vous présentez sur une machine différente de celle qui a servi à créer le fichier. Si vous utilisez uniquement des polices standard présentes sur tous les ordinateurs, l’incorporation est généralement superflue et ne fait qu’augmenter la taille du fichier sans avantage. Le choix d’incorporer dépend donc de l’endroit et des personnes qui ouvriront la présentation.

En l’absence d’une police, PowerPoint choisit lui-même une police de remplacement, et ce choix est rarement heureux. Une police étroite et épurée peut être remplacée par une police standard plus large, ce qui fait déborder les titres sur deux lignes et surcharge les zones de texte. Sur l’ordinateur de la salle, vous ne le remarquez qu’au moment de présenter devant votre public. L’incorporation supprime cette incertitude, car la police d’origine est alors garantie d’être présente.

Incorporez les polices via Fichier, Options, Enregistrement sous Windows

Dans PowerPoint pour Windows, le paramètre se trouve dans les options d’enregistrement, et non dans la fenêtre d’enregistrement elle-même. Il est donc facile de passer à côté, car il n’apparaît pas dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.

1. Cliquez sur Fichier > Options.
2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Enregistrement.
3. En bas, cochez Incorporer les polices dans le fichier.
4. Choisissez le sous-ensemble ou tous les caractères (voir la section suivante).
5. Cliquez sur OK et enregistrez la présentation au format .pptx.

Fichier  ->  Options  ->  Enregistrement  ->  Incorporer les polices dans le fichier

Le paramètre s’applique à partir de ce moment au fichier actif. Si vous enregistrez sous un ancien format, PowerPoint risque de supprimer les polices incorporées ; conservez donc le format moderne .pptx. Si vous souhaitez que ce paramètre soit actif pour chaque nouvelle présentation, la case cochée reste dans les options tant que vous ne la désactivez pas ; vous n’avez donc à le faire qu’une seule fois.

Si vous avez l’impression que l’incorporation ne fonctionne pas, vérifiez que vous enregistrez bien au format .pptx et non en .ppt ou en modèle. Seul le format moderne conserve les polices incorporées de manière fiable. En enregistrant accidentellement dans un format de compatibilité, les polices disparaissent sans avertissement et la mise en page se décalera de toute façon sur l’autre ordinateur.

Incorporez les polices via Préférences sur Mac

Sur PowerPoint pour Mac, l’option se trouve à un autre endroit. Les versions récentes prennent en charge l’incorporation ; les très anciennes versions ne le permettaient pas et ne pouvaient parfois pas non plus afficher les polices incorporées.

1. Dans la barre de menus, cliquez sur PowerPoint > Préférences.
2. Choisissez Enregistrement.
3. Cochez Incorporer les polices dans le fichier.
4. Fermez la fenêtre et enregistrez la présentation au format .pptx.

Si vous travaillez dans un environnement mixte Windows et Mac, vérifiez que le destinataire dispose également d’une version capable d’afficher les polices incorporées. Une police incorporée sous Windows ne s’affiche pas toujours correctement dans une ancienne version Mac. En cas de doute, un PDF reste le moyen le plus sûr de figer la mise en forme, quel que soit le système d’exploitation du destinataire, car un PDF affiche exactement les mêmes caractères partout.

Dans la mesure du possible, testez le résultat sur un second ordinateur avant le jour où vous en avez vraiment besoin. Copiez le fichier incorporé sur une clé USB ou envoyez-le-vous, ouvrez-le sur une machine qui ne possède pas vos polices et vérifiez que les diapositives sont identiques. Vous saurez ainsi que l’incorporation a fonctionné et vous éviterez les mauvaises surprises au moment de présenter.

Choisissez en connaissance de cause entre le sous-ensemble et tous les caractères

Lors de l’incorporation, vous avez le choix entre deux options. La différence détermine la taille du fichier et la possibilité pour d’autres personnes de modifier le texte.

Le sous-ensemble maintient un fichier de petite taille et est idéal si le destinataire ne fait que consulter ou présenter. Choisissez tous les caractères si quelqu’un doit encore modifier le texte et risque de saisir des lettres que vous n’avez pas utilisées, car celles-ci seraient absentes du sous-ensemble. Une présentation que plusieurs personnes modifient a donc intérêt à contenir tous les caractères, malgré la taille accrue du fichier. En cas d’hésitation, choisissez le sous-ensemble pour l’envoi et tous les caractères uniquement pour un fichier qui circule encore en vue de modifications.

Il y a un piège supplémentaire avec l’option de sous-ensemble. Dès que quelqu’un essaie de modifier un texte composé dans une police incorporée en sous-ensemble et tape un caractère qui n’est pas inclus, PowerPoint ne peut pas afficher ce caractère dans la bonne police. Pour un fichier destiné uniquement à la consultation, cela n’a pas d’importance, mais pour un modèle que d’autres doivent compléter, c’est une raison de choisir tous les caractères, malgré le volume plus important.

Vérifiez les polices que vous utilisez avant d’envoyer

Avant d’incorporer, il est utile de connaître les polices présentes dans votre présentation. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises chez le destinataire. En allant dans Accueil > Remplacer > Remplacer les polices, la liste déroulante affiche toutes les polices utilisées dans le fichier. Si une police inconnue ou non standard y figure, c’est elle qu’il faut incorporer ou remplacer.

Dans la même fenêtre, vous pouvez remplacer une police par une autre en un clic. C’est pratique si vous constatez qu’une diapositive utilise une police non incorporable : remplacez-la par une police similaire qui peut être incluse. Retouchez ensuite les diapositives, car un remplacement peut légèrement modifier les retours à la ligne et faire passer un titre sur une deuxième ligne.

Tenez également compte des polices dans les objets insérés. Le texte d’un SmartArt, d’un graphique ou d’une zone de texte groupée utilise souvent la même police que le reste, mais les images contenant du texte ne comportent pas de véritable police et ne changent pas. Pour être certain que chaque mot s’affiche correctement, vérifiez donc non seulement les zones de texte ordinaires, mais aussi les objets sur les diapositives.

Que faire lorsque l’incorporation ne fonctionne pas

Parfois, le message « Certaines polices ne peuvent pas être enregistrées avec la présentation » apparaît. Cela signifie que la police comporte une restriction d’incorporation : sa licence interdit l’incorporation. Il s’agit d’une propriété de la police elle-même, non de PowerPoint, et vous ne pouvez pas contourner cette limitation.

• Polices incorporables : seules les polices TrueType et OpenType dont la licence l’autorise peuvent être incorporées.
• Polices restreintes : les polices avec l’indicateur « incorporation interdite » sont refusées par PowerPoint.
• Polices anciennes : les polices PostScript Type 1 ne peuvent pas être incorporées ; seules les polices TrueType et OpenType fonctionnent.
• Polices système standard : les polices courantes comme Arial et Calibri ne sont volontairement pas incorporées par PowerPoint, car pratiquement tous les ordinateurs les possèdent déjà.

Si vous rencontrez une police restreinte, remplacez-la par une police similaire autorisant l’incorporation, ou utilisez l’une des alternatives ci-dessous. Microsoft décrit les conditions et l’avertissement dans la documentation officielle sur l’incorporation de polices personnalisées.

Si vous doutez qu’une police spécifique soit incorporable, vous pouvez le vérifier au préalable. Recherchez la police dans le dossier des polices de votre système et consultez ses propriétés ; certains logiciels d’installation et gestionnaires de polices y affichent les droits d’incorporation, généralement indiqués comme « installable », « modifiable », « affichage et impression uniquement », ou « restreint ». Seuls les deux premiers autorisent une incorporation complète. En cas de doute, un test rapide – incorporer et ouvrir sur une autre machine – est le moyen le plus rapide d’obtenir une certitude.

Alternatives quand l’incorporation n’est pas possible

Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas incorporer, il existe d’autres façons de préserver votre mise en forme. Choisissez l’approche qui correspond à ce que le destinataire doit faire du fichier.

• Exportez au format PDF : via Fichier > Exporter, créez un PDF dans lequel la mise en forme est figée. Pratique si la présentation doit seulement être consultée et non modifiée.
• Installez la police sur l’ordinateur cible : si vous avez accès à la machine sur laquelle vous allez présenter, installez-y la même police, l’incorporation devient alors inutile.
• Choisissez une police standard : utilisez une police présente sur presque tous les ordinateurs, comme Arial ou Calibri : rien ne se décale et vous n’avez rien à incorporer.

Si vous présentez depuis une clé USB sur un ordinateur inconnu, envisagez d’empaqueter la présentation. Dans les anciennes versions, cela s’appelait « Empaqueter pour CD » ; l’idée est que PowerPoint copie les polices utilisées et les fichiers liés dans un dossier. Si cette option n’existe plus dans votre version, un .pptx incorporé accompagné d’un PDF reste la combinaison la plus sûre : le PDF sert de solution de repli au cas où l’ordinateur cible n’ouvrirait pas correctement le fichier.

Ces choix ressemblent à d’autres arbitrages liés aux logiciels et aux licences, où le type de licence détermine ce que vous pouvez faire avec un fichier ou un programme. Pour comprendre comment les licences diffèrent selon l’édition, lisez notre article sur la différence entre licences OEM, retail et en volume. Et veillez à ce que vos fichiers Office restent exempts d’erreurs ; si vous rencontrez une erreur #REF! dans Excel, résolvez-la avec la même approche rigoureuse.