Comment créer une table des matières automatique dans Word ?

Une table des matières automatique repose sur les styles de titre, pas sur une mise en forme manuelle

Word construit une table des matières à partir des titres de votre document. Il les identifie grâce aux styles intégrés : Titre 1 pour les chapitres, Titre 2 pour les sections, Titre 3 pour les sous-sections. Si vous vous contentez d’agrandir la police et de mettre en gras un titre, celui-ci restera invisible pour la table. Le style est le lien entre votre texte et la table ; sans lui, Word ne sait pas ce qu’est un titre.

Ce système offre un second avantage, qui va au-delà de la table des matières. Les styles de titre alimentent également le Volet de navigation (onglet Affichage, cochez Volet de navigation), qui permet de parcourir un long document en un clic. Ils définissent en outre la structure du document qu’exploitent les lecteurs d’écran et les lecteurs PDF. En appliquant correctement les styles, vous obtenez donc presque gratuitement la table des matières et rendez votre document plus accessible.

Une table des matières saisie manuellement, où vous recopiez vous-même les titres et les numéros de page, devient fausse à chaque modification. Dès qu’un chapitre se déplace d’une page, tous les numéros qui suivent ne sont plus bons. La version automatique résout ce problème car Word recalcule les numéros lui-même. Investissez donc d’abord dans des styles de titre propres ; cela vous sera remboursé à chaque révision du document.

Si vous souhaitez des chapitres numérotés (1, 1.1, 1.2), liez une liste à plusieurs niveaux à vos styles de titre via Accueil > Liste à plusieurs niveaux > Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux. Word numérotera alors automatiquement les titres et reprendra ces numéros dans la table des matières. Là encore, cela ne fonctionne que si vos titres portent les styles de titre ; le style reste la base de tout.

Appliquez d’abord les bons styles de titre sur l’ensemble du document

Avant toute insertion, donnez à chaque titre le style qui lui correspond. Sélectionnez un titre, allez sous l’onglet Accueil puis, dans la galerie Styles, cliquez sur Titre 1, Titre 2 ou Titre 3. Appliquez les niveaux de façon cohérente : les titres de chapitre reçoivent Titre 1, les sections situées en dessous Titre 2 et les sous-titres de détail Titre 3. Ne sautez pas de niveau, car un Titre 3 directement sous un Titre 1 perturbe la hiérarchie dans la table.

Si la mise en forme par défaut d’un style de titre ne vous convient pas, modifiez-la via le style lui-même et non titre par titre. Cliquez avec le bouton droit sur le style dans la galerie et choisissez Modifier. Tous les titres portant ce style s’ajusteront en une seule fois, et la table des matières restera correcte. Vous conservez ainsi un document homogène où un changement de police ou de couleur se répercute partout, sans retoucher chaque titre individuellement.

Vérifiez rapidement votre structure à l’aide du Volet de navigation. Si un titre y est absent, c’est qu’il porte le style Normal au lieu d’un style de titre. Corrigez-le avant d’insérer la table, vous éviterez ainsi des trous dans la liste. Dans ce même volet, vous pouvez même faire glisser des chapitres entiers pour les déplacer ; Word déplace alors tout le texte sous-jacent avec eux.

Insérez la table des matières via l’onglet Références

Dès que vos titres portent les styles adéquats, l’insertion se résume à trois opérations.

1. Placez le curseur à l’endroit où vous voulez la table, généralement sur une page vierge après la page de titre.
2. Allez sous l’onglet Références et cliquez à gauche sur le bouton Table des matières.
3. Dans les options automatiques, choisissez Table automatique 1 ou Table automatique 2. La seule différence réside dans le titre placé au-dessus de la liste (« Table des matières » ou « Sommaire »).

Références  ->  Table des matières  ->  Table automatique 1

Word insère alors une liste ordonnée avec les titres, les sous-niveaux et les numéros de page. Pour naviguer directement vers un chapitre, maintenez Ctrl enfoncée et cliquez sur une ligne de la table. Si vous souhaitez forcer un saut de page pour que la table reste séparée du reste, insérez un saut de page avec Ctrl + Entrée avant de commencer.

Si vous utilisez une numérotation des pages différente pour les parties liminaires (par exemple des chiffres romains pour la table et des chiffres arabes à partir du chapitre 1), scindez le document en sections à l’aide d’un saut de section via Disposition > Sauts de page > Page suivante. Réglez ensuite la numérotation section par section. La table des matières récupérera ces numéros sans problème, à condition de la mettre à jour après chaque ajustement.

Mettez la table des matières à jour après chaque modification

Une table des matières automatique est un champ, pas du texte ordinaire. Si vous ajoutez un chapitre ou si les numéros de page se décalent, la table ne se mettra à jour que lorsque vous le demanderez. Cela se fait de deux manières.

• Cliquez n’importe où dans la table et appuyez sur F9.
• Ou cliquez sur le bouton Mettre à jour la table qui apparaît au-dessus de la table dès que vous cliquez dedans.

Word vous demande alors ce que vous souhaitez mettre à jour :

En cas de doute, choisissez toujours Mettre à jour la table entière. Cela ne peut jamais nuire et évite qu’un nouveau chapitre soit absent. Mettez la table à jour en dernière étape avant d’enregistrer, d’imprimer ou d’exporter le document. Pour que Word mette automatiquement à jour les champs lors de l’impression, activez l’option « Mettre à jour les champs avant l’impression » sous Fichier, Options, Affichage ; vous éviterez ainsi qu’une table obsolète soit imprimée par erreur.

Personnalisez la mise en forme via Table des matières personnalisée

Si vous souhaitez afficher plus ou moins de niveaux, ou modifier les pointillés entre le titre et le numéro de page, choisissez Références > Table des matières > Table des matières personnalisée. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez notamment régler :

• Afficher les niveaux : le nombre de niveaux de titre à prendre en compte. Mettez 2 si vous ne voulez voir que les chapitres et les sections, en excluant les sous-titres détaillés.
• Caractères de suite : le remplissage entre le texte et le numéro de page (pointillés, tiret, rien).
• Formats : un style prédéfini comme Classique, Élégant ou Formel, qui détermine la police et le retrait.
• Afficher les numéros de page et Aligner à droite : cochez ces cases pour une présentation classique avec les numéros alignés à droite.

Un aperçu vous montre immédiatement l’effet des modifications. Validez par OK. Word vous demande s’il peut remplacer la table existante ; répondez Oui pour appliquer la nouvelle mise en forme. Vous pouvez ajuster encore l’apparence des lignes de la liste via les styles TM 1, TM 2 et TM 3, que Word associe automatiquement aux niveaux. Si vous modifiez ces styles, toute la table change en conséquence.

Lors de ces personnalisations, veillez à l’équilibre entre le nombre de niveaux et la lisibilité. Une table qui affiche les trois niveaux devient vite illisible dans un document long. Pour un rapport de plusieurs dizaines de pages, deux niveaux suffisent souvent pour que le lecteur voie la structure générale sans se perdre dans les sous-titres. Ceux-ci restent bien présents dans le texte, mais ne sont pas repris dans la table.

Incluez vos propres styles ou des lignes spécifiques dans la table des matières

Si vous utilisez des styles de titre que vous avez créés, vous pouvez les lier à un niveau via Table des matières personnalisée > Options. Attribuez un numéro de niveau (1, 2 ou 3) à votre style et supprimez les numéros des styles que vous ne voulez pas afficher. Ainsi, un document doté d’une charte graphique utilisant des noms de style maison peut tout de même produire une table correcte, sans devoir tout repasser en styles standard.

Pour inclure une ligne isolée sans en faire un vrai titre, utilisez le bouton Ajouter un texte sous l’onglet Références. Sélectionnez la ligne, cliquez sur Ajouter un texte et choisissez un niveau. Lors de la prochaine mise à jour, la ligne figurera dans la table tout en conservant sa propre mise en forme dans le texte. Si vous voulez au contraire exclure une ligne, choisissez l’option Ne pas afficher dans la table des matières via Ajouter un texte.

Cette approche est utile dans les devis et les manuels où toutes les lignes en évidence ne sont pas des titres de chapitre. Pour la diffusion de tels documents, on fige souvent la mise en forme dans un PDF afin que la présentation et les numéros de page restent identiques chez le destinataire.

Résolvez les problèmes courants liés à la table des matières

La plupart des réclamations concernant une table des matières viennent d’une poignée de causes récurrentes. Passez-les en revue avant de toucher à la mise en forme, car presque toujours le problème vient des styles de titre ou d’une mise à jour oubliée.

• La table est vide : vos titres ne portent pas de style de titre. Appliquez Titre 1 à Titre 3 et mettez à jour avec F9.
• Les numéros de page sont faux : vous n’avez pas mis la table à jour. Appuyez sur F9 et choisissez Mettre à jour la table entière.
• Un titre manque : cette ligne utilise le style Normal au lieu d’un style de titre, ou le nombre de niveaux affichés est trop bas. Vérifiez le style et, si nécessaire, augmentez le nombre de niveaux.
• Trop de lignes dans la liste : un paragraphe ordinaire a reçu un style de titre par erreur. Remettez-le en style Normal.
• Erreur ! Signet non défini : la table fait référence à un signet qui a disparu. Mettez à jour la table entière ; si l’erreur persiste, supprimez la table et insérez-en une nouvelle.
• La table a un fond gris : il s’agit de la trame de champ, visible uniquement à l’écran et qui ne s’imprime pas. Pour la désactiver, allez dans Fichier, Options, Options avancées et réglez « Trame de champ » sur Jamais.

Mettez toujours la table à jour juste avant d’envoyer ou de remettre le document. Un lecteur qui reçoit un PDF dont les numéros de page ne sont plus à jour risque de cliquer vers le mauvais chapitre, ce qui fait négligé alors qu’une simple pression sur F9 aurait suffi.

Pour obtenir la procédure complète et actuelle, adaptée à chaque version de Word, Microsoft renvoie vers l’instruction officielle pour insérer une table des matières. Si vous doutez de la version d’Office nécessaire à certaines fonctions, comparez d’abord Microsoft 365 et Office 2021 pour connaître les mises à jour et les fonctionnalités dont vous disposez. Si l’activation de votre installation Office échoue, notre explication sur l’activation d’Office avec l’erreur 0xC004F074 vous aidera.